关于印发经费审批、财务报销及公务借款暂行规定的通知    

院政财〔2014〕6号

校属各单位：

《许昌学院经费审批、财务报销及公务借款暂行规定》已经学校研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

二○一四年十月二十日  

许昌学院经费审批、财务报销及公务借款暂行规定    

为进一步规范财务工作，明确各级领导对经费审批的权限和责任，强化经费支出的报销程序和报销规范，严格控制公务借款，根据《会计法》、《高等学校会计制度》和《会计基础工作规范》有关规定，制定本规定。

一、经费审批权限

学校经费实行切块管理，根据学校党政确定的分工及审批权限，院领导对各自分管工作范围的经费进行审批并对审批事项负责，经费使用部门领导对经费使用的真实性、合法性负直接责任。

（一）项目审批权限

财务处根据学校年度工作要点安排年度预算，纳入学校年度工作要点的重大项目列入年度预算，其他经常性的项目根据财力纳入年度预算。增强预算执行的严肃性和约束力，预算下达后必须严格按照预算执行，原则上不予调整预算；如遇学校政策变化或突发事项必须调整预算的，严格按照程序调整或追加预算。

1、拟列入年度预算的项目，支出在20万元以下的，由职能部门提出意见报主管院领导和主管财务的院领导同意后列入预算；支出在20万元以上（含20万元）50万元以下的，由职能部门提出意见报主管院领导、主管财务的院领导同意后报院长审批；支出在50万元以上（含50万元）100万元以下的，由院长办公会议研究决定；支出在100万元以上（含100万元）的，由党委会研究决定。

2、未列入当年预算、新增或追加的项目审批，由有关部门写出书面报告，在财力允许的情况下，支出在5万元以下的，经职能部门、主管院领导签署意见后，由主管财务的院领导审批；支出在5万元以上（含5万元）20万元以下的，经职能部门、主管院领导和主管财务的院领导签署意见后，报院长审批；支出在20万元以上（含20万元）50万元以下的，由院长办公会议研究决定；支出在50万元以上（含50万元）的，由党委会研究决定。

（二）经费报销的签字审批权限

列入年度预算的各类经费和经学校同意追加调整的未列入年度预算的项目支出，在经费报销时根据审批权限和程序经相关领导签字后报销。

1、有院领导分管的部门经费（含学科建设经费）的报销签字程序和权限：

经费支出金额在1万元以下的，由部门负责人签批；1万元以上（含1万元）5万元以下的，由部门负责人签字后报分管院领导和分管财务的院领导签字；5万元以上（含5万元）的还须经院长签字。

2、各教学院部（不含五年制专科部，继续教育学院）运行经费和专项经费（不含学科建设经费）报销的签字程序和权限：

支出金额在1万元以下的由部门负责人审批； 1万元以上（含1万元）5万元以下的，部门负责人签署意见后报主管财务的院领导签字；5万元以上（含5万元）还须经院长签字。

3、科研经费报销的签字程序和权限：

支出金额在1万元以下的，项目负责人签字后到科研处备案签字；1万元以上（含1万元）5万元以下的，由项目负责人签字后到科研处备案签字后，经主管院领导和主管财务的院领导签字；5万元以上（含5万元）须经校长签字。

4、经费支出在5仟元以上的（含5仟元）还须经财务处长审核。

5、公务接待费用的审批签字程序按照《许昌学院公务接待报销暂行规定》（院政财〔2014〕3号）执行。

二、财务报销

（一）签字审批规范

1、财务报销签字实行先由财务审核，再由相关领导签字报销的签字制度。

第一步：经办人或报销人粘贴好报销单据后，由本部门分管领导审核，领导审批一般应签为“同意在XX费中支出(报销)”“在XX指标内按标准列支(准支、准报)”等，并签上姓名和审批日期。经办人、部门负责人对事项的真实性、合法性负责。

第二步：经办人或报销人持部门负责人签字的报销票据到财务处审核(发票和单据是否合格、要素是否完备、手续是否齐全)，审核后在“许昌学院财务报销单据标签”上加盖“财务审讫”字样，不合格票据财务处将不予办理。

第三步：财务处审核并签署意见后，经办人或报销人持报销票据按领导分工和审批权限交有关领导审批。

第四步：经办人或报销人持审批后的报销票据到财务处报销并核减相应的经费指标。

2、领导签批时，一律用蓝色或黑色水笔在报销单据和标签规定的位置上签字，不准用圆珠笔和铅笔，签名要用全名，不准以姓氏或印章代替。

3、学校各级领导本人直接经办的开支(如报销或借款)不能自签，而应由其他负责人或主管院领导审签，实行经费审批回避、互签制度。

4、各部门领导在审批经费时，要严格遵守财经纪律和财务制度，坚持专款专用，坚持财务开支标准，同时保证审批的经费具有足够的支付能力。

5、属于设备采购、房屋维修、水电维修、基建工程等1万元以上的支出应附上经济合同，单项5000元以上的属于应审计项目范围的支出，学校审计部门出具审计意见后方可支付工程款项和办理报销手续。

6、所有对外签订的经济合同，有关部门应参与市场调查和合同价款的核算与合同的洽谈，并在《审批单》上签署意见。合同上一律加盖“许昌学院合同专用章”，分别报财务、审计和业务部门保存。

7、院领导集中签字时间一般为每周二下午。若有特殊情况，其它时间也可受理。

（二）财务报销规范

所有经济业务支出严格执行转账和公务卡支出制度，大额支出通过转账支付，小额支出按照公务卡使用管理办法刷卡支付，严格控制现金的使用。

所有报销业务(除复写单据外)，须用蓝色或黑色墨水笔填写，不准使用圆珠笔和铅笔。报销事项若涉及经学校或上级有关部门批准的经济业务活动，则应将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准的文件需要单独归档，应当在凭证上附上该文件的复印件或注明文件的批准机关名称、日期和文件号。报销各种款项，应做到票据合法、内容完整、填写规范、手续齐备、票面整洁、粘贴整齐，并有经费预算指标，否则，财务部门有权拒付或不予受理。

对于发票或收据的基本要求：发票名称、填制单位、填制日期、商品名称、规格、型号、实物的数量、单价、金额等项目要齐全，做到真实准确，大小写相符，涂改无效，经办人及印章齐全。无论是发票或是收据，必须是税务部门或财政部门统一印制、监制的，否则一律不予报销。凡跨年度的发票或收据，开具发票时间到报销时间超过1年的，原则上不予报销。

l、差旅费报销

(1)出差人应如实填写“许昌学院差旅费报销单”，要求字迹清楚、无涂改痕迹，具体写明出差人姓名、事由、地点、出差起始日期、交通工具及住宿费和报销日期等。如果是数人一同出差，则应填报全部出差人姓名。差旅费报销单上的合计数暂不填写，由财务处审核人员计算后填写。

(2)交通工具票据(包括车票、船票及飞机票等)和住宿费发票是办理差旅费报销的主要原始凭证，要求合法、完整。住宿费发票必须盖有填制单位财务专用章或发票专用章；交通工具票据不得涂改和挖补，凡是日期已被撕掉或日期模糊不清的票据，经办会计人员应将其剔除；若发现原始凭证上的日期与报销单上填报的出差日期不相一致，经办会计人员应作为不真实的原始凭证处理，不予受理。发票、收据等大张票据要整齐地粘贴在差旅费报销单的背面，车票等小张票据按阶梯状粘贴在规定的票据粘贴单上，并且在粘贴单上写清楚票据张数和合计金额，如果粘贴不下，可粘贴在另一份空白报销单上，同时注明页码。

(3)报销差旅费，必须附差旅审批单。

(4)为出差人代办差旅费报销手续的，凭证上的领款人必须由代办报销手续的人员签字。

(5)外出参加会议或学习必须附相关领导批示的会议或学习通知。

(6)住宿费、交通费、伙食费补助、公杂费补助等报销标准，按学校出台的差旅费管理办法执行。

2、采购物资款项报销

(1)物资采购应详细列明需要采购的设备物资清单，包括设备物资的型号、规格、名称、数量、单价和总金额。

(2)大宗物资实行归口管理，教学设备、办公设备的购置一律纳入年度预算由职能部门负责采购，因业务特点或其他特殊原因，业务部门使用本部门经费采购教学、办公设备的，须向有关职能部门提出申请，由相关职能部门统一购买。

(3)采购物资如果属于国家规定的专项控购商品，必须按规定办理购置专控商品报批手续。对未经批准擅自购置专控商品的违反财经纪律行为，财务部门不准受理报销。

(4)采购物资时，必须从供货单位取得正规的购货发票，购货发票要完备以下要素：发票名称、填制日期、填制单位、填制人姓名、经办人员签名或盖章，发票接受单位名称，经济业务内容，物资的型号、规格、数量、单价和金额，以及发票填制单位财务专用章或发票专用章。

(5)办理物资采购款项报销时，不能只写“文具一批”、“办公用品”、“维修用品”、“电料”、“资料”、“图书”等笼统字样，必须附注明所购物品数量、单价的购货清单，同时附实物验收人签名的“验收单”。购置物品达到固定资产管理标准的应办理固定资产验收和登记手续。

3、维修款项报销

     (1)凡批准用于修缮的费用必须专款用于维修项目，未经批准，任何人不准随意改变修缮经费的使用范围。

(2)维修项目竣工并经管理部门验收合格后，建筑施工单位开具正规发票，并附工程决算，经后勤管理处审核，须经审计的项目审计出具审计报告，办理报销。

(3)维修款项如果分别以用工费和材料款列报支出，则以材料购货发票和用工费用报销单作为报销的原始凭证。经手人和验收人在材料购货发票上必须逐张签名；用工费用报销单必须如实填报用工人员姓名、用工天数、劳务价格、支付金额和用工人员签名。经办人和验收证明人必须在支付单上签名或盖章。严禁以收款收据代替材料购货发票列报维修款项支出。本办法同样适用于水电安装、室内装修、室外装潢等项目。

4、公务接待费的报销按照学校有关规定执行。

5、涉及个人领款报销的，如支付学生的奖学金、困难补助，支付教师的各类代课费、超工作量酬金及其它费用，发放的劳保福利、加班费、劳务费、教工的困难补助，支付的临时工工资等，领款单位和经办部门要加盖公章，并有负责人、经办人签名，签收栏应有领款人本人签名，支付的款项原则上打到个人银行卡上。

6、特殊情况的报销处理

(1)确因特殊情况，需要向个人购买物品，譬如农副产品、生物、美术实验材料等，而确实无法取得合法凭据或购货发票的，应由经手人写明理由，由售货人出具证明，证明要按正式发票的项目填写，并有售货人签字。经办人、实物验收人签字后交所在单位负责人签名并经有关领导批准后，方可报销。

(2)购货发票或收款收据等原始凭证如果不慎遗失或毁损的，应由经办人负责取得发票或收据开具单位盖有公章的书面证明，以及该份遗失票据的存根联复印件，由经办人书面说明、验收人签名、单位或物资管理部门负责人签字、财务部门负责人批准后，才能代作原始凭证报销。如果确实无法取得证明的(如丢失车船票等凭证)，应由当事人提供详细的书面说明，证明人和经办人共同签名，报单位领导和财务处长签署意见后，代作原始凭证办理报销。

三、公务借款

1、无法使用公务卡、无法转账且金额较大的业务支出、特殊情况必须使用现金的可以借用公款。

2、借用公款的个人仅限于学校正式在编教职工。  

3、个人因公借用公款，参照经费审批权限进行审批。

4、借用公款必须填写借款单，列明借款用途、数额和计划还款时间，经有关负责人审核批准后，到财务部门办理借款手续。

5、借款人员应在公务办结后10日内，凭合法有效的原始票据，及时到财务处办理报销结算手续，核销借款；其他特殊需要的借款，要按照计划还款时间及时归还。借用公款要逐笔结清，凡以前借款未结清的，一律不得再行借款。

6、调离本单位工作人员，借用公款未经学校财务部门确认归还的，不得办理工作调动手续。

7、每年11月起，财务处对借款进行全面的清理，所有借款不得跨年使用，一律在当年的12月20日前结清。对逾期未归还借款的要采取有效措施予以清理，督促借款人限期归还。经督促仍不还款的，可从借款人应发工资中直接扣还。

8、个人借用公款进行营利活动及无特殊情况借用公款超过六个月不还的，视情节轻重，参照《河南省省直机关及事业单位工作人员借用公款管理暂行办法》的规定，建议学校纪检监察部门给予责任人相应的处分。

    四、本规定自印发之日起执行，原有规定与本规定不符的以本规定为准。